مسؤول مشتريات

🔹المسمى الوظيفي: مسؤول مشتريات

• القسم: المشتريات / الإدارة: سلسلة التوريد والإمداد
• التبعية المباشرة: مدير المشتريات
• الإشرافف على: مندوبي المشتريات

🔹الهدف العام من الوظيفة:

تأمين احتياجات المشاريع من المواد في الوقت المناسب وبأفضل جودة وأقل تكلفة ممكنة، مع ضمان الالتزام

بالمواصفات الفنية والعقود، ودعم استمرارية العمليات التشغيلية دون تأخير.

🔹 العلاقات الوظيفية:

داخلية:

• إدارة المشاريع
• الدراسات والتصاميم
• المخازن
• المالية

خارجية:

• الموردون
• المقاولون الفرعيون
• شركات النقل والخدمات اللوجستية

🔹 المهام والمسؤوليات:

     أولاً: التخطيط والطلب:

• استلام طلبات الشراء (Purchase Requests) من المشاريع أو الإدارات
• مراجعة الطلبات من حيث:
  • الكميات
  • المواصفات
  • التوقيت
• التنسيق مع الإدارة الهندسية للتأكد من دقة المواصفات
• إعداد خطة شراء حسب أولويات المشاريع

 ثانياً: البحث والتوريد:

• البحث عن الموردين المعتمدين
• طلب عروض الأسعار (RFQ)
• تحليل العروض ومقارنتها (السعر، الجودة، مدة التوريد)
• إعداد جدول مقارنة (Comparison Sheet)
• التفاوض مع الموردين للحصول على أفضل الشروط

ثالثاً: التعاقد وإصدار أوامر الشراء:

• إعداد أوامر الشراء (Purchase Orders)
• التأكد من:
  • الأسعار
  • شروط الدفع
  • مدة التسليم
• متابعة اعتماد أوامر الشراء
• إرسالها للموردين

     رابعاً: متابعة التوريد:

• متابعة تنفيذ أوامر الشراء
• التأكد من الالتزام بموعد التسليم
• التنسيق مع الموردين في حال التأخير
• التنسيق مع المخازن لاستلام المواد

    خامساً: الاستلام والتسوية:

• التأكد من مطابقة المواد للمواصفات
• التنسيق مع قسم الجودة أو المهندسين للفحص
• معالجة حالات:
  • رفض المواد
  • الاستبدال
• مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء
• التنسيق مع المالية لإتمام الدفع

سادساً: إدارة الموردين:

• تقييم الموردين بشكل دوري
• بناء قاعدة بيانات الموردين
• تطوير علاقات طويلة الأمد
• استبعاد الموردين غير الملتزمين

    سابعاً: ضبط التكاليف:

• البحث عن فرص التوفير (Cost Saving)
• تقليل الهدر
• التفاوض على الأسعار
• تحليل اتجاهات السوق

  ثامناً: التقارير والمتابعة

• إعداد تقارير دورية:
  • حالة الطلبات
  • الموردين
  • التكاليف
• متابعة مؤشرات الأداء
• تحديث سجلات المشتريات

🔹     الصلاحيات

• التفاوض مع الموردين ضمن حدود محددة
• اختيار الموردين (حسب السياسات)
• رفض العروض غير المطابقة
• رفع التوصيات بالإسناد
• إيقاف التوريد في حال عدم الالتزام

🔹 المؤهلات والمتطلبات:

المؤهل العلمي:

• بكالوريوس في إدارة الأعمال / الهندسة / اللغة الإنجليزية / تقنية المعلومات أو أي تخصص ذي صلة.

الخبرة:

• 5 – 3 سنوات في المشتريات (يفضل في المقاولات).

🔹     المهارات المطلوبة:

• مهارات تفاوض قوية
• تحليل العروض والمقارنات
• إدارة الوقت
• مهارات تواصل عالية
• معرفة بالسوق المحلي ومواد البناء
• دقة واهتمام بالتفاصيل
• القدرة على العمل تحت الضغط

🔹     المعرفة الفنية:

• فهم مواد البناء (حديد، أسمنت، تشطيبات…)
• قراءة المواصفات الفنية
• الإلمام بالعقود وشروط التوريد
• فهم العمليات اللوجستية

🔹      الأدوات والبرامج:

• Excel أساسي ومتقدم.
• أنظمة ERP
• البريد الإلكتروني
• برامج إدارة المشتريات

🔹     مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs):

• الالتزام بمواعيد التوريد
• نسبة التوفير في التكاليف
• عدد حالات التأخير
• دقة أوامر الشراء
• رضا المشاريع
• أداء الموردين

🔹    بيئة العمل

• عمل مكتبي / ضغط عمل مرتبط بالمشاريع / تواصل مستمر مع أطراف متعددة.