مسؤول مشتريات
الوصف الوظيفي والمتطلبات
🔹المسمى الوظيفي: مسؤول مشتريات
القسم: المشتريات / الإدارة: سلسلة التوريد والإمداد
التبعية المباشرة: مدير المشتريات
الإشرافف على: مندوبي المشتريات
🔹الهدف العام من الوظيفة:
تأمين احتياجات المشاريع من المواد في الوقت المناسب وبأفضل جودة وأقل تكلفة ممكنة، مع ضمان الالتزام
بالمواصفات الفنية والعقود، ودعم استمرارية العمليات التشغيلية دون تأخير.
🔹 العلاقات الوظيفية:
داخلية:
إدارة المشاريع
الدراسات والتصاميم
المخازن
المالية
خارجية:
الموردون
المقاولون الفرعيون
شركات النقل والخدمات اللوجستية
🔹 المهام والمسؤوليات:
أولاً: التخطيط والطلب:
استلام طلبات الشراء (Purchase Requests) من المشاريع أو الإدارات
مراجعة الطلبات من حيث:
الكميات
المواصفات
التوقيت
التنسيق مع الإدارة الهندسية للتأكد من دقة المواصفات
إعداد خطة شراء حسب أولويات المشاريع
ثانياً: البحث والتوريد:
البحث عن الموردين المعتمدين
طلب عروض الأسعار (RFQ)
تحليل العروض ومقارنتها (السعر، الجودة، مدة التوريد)
إعداد جدول مقارنة (Comparison Sheet)
التفاوض مع الموردين للحصول على أفضل الشروط
ثالثاً: التعاقد وإصدار أوامر الشراء:
إعداد أوامر الشراء (Purchase Orders)
التأكد من:
الأسعار
شروط الدفع
مدة التسليم
متابعة اعتماد أوامر الشراء
إرسالها للموردين
رابعاً: متابعة التوريد:
متابعة تنفيذ أوامر الشراء
التأكد من الالتزام بموعد التسليم
التنسيق مع الموردين في حال التأخير
التنسيق مع المخازن لاستلام المواد
خامساً: الاستلام والتسوية:
التأكد من مطابقة المواد للمواصفات
التنسيق مع قسم الجودة أو المهندسين للفحص
معالجة حالات:
رفض المواد
الاستبدال
مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء
التنسيق مع المالية لإتمام الدفع
سادساً: إدارة الموردين:
تقييم الموردين بشكل دوري
بناء قاعدة بيانات الموردين
تطوير علاقات طويلة الأمد
استبعاد الموردين غير الملتزمين
سابعاً: ضبط التكاليف:
البحث عن فرص التوفير (Cost Saving)
تقليل الهدر
التفاوض على الأسعار
تحليل اتجاهات السوق
ثامناً: التقارير والمتابعة
إعداد تقارير دورية:
حالة الطلبات
الموردين
التكاليف
متابعة مؤشرات الأداء
تحديث سجلات المشتريات
🔹 الصلاحيات
التفاوض مع الموردين ضمن حدود محددة
اختيار الموردين (حسب السياسات)
رفض العروض غير المطابقة
رفع التوصيات بالإسناد
إيقاف التوريد في حال عدم الالتزام
🔹 المؤهلات والمتطلبات:
المؤهل العلمي:
بكالوريوس في إدارة الأعمال / الهندسة / اللغة الإنجليزية / تقنية المعلومات أو أي تخصص ذي صلة.
الخبرة:
5 – 3 سنوات في المشتريات (يفضل في المقاولات).
🔹 المهارات المطلوبة:
مهارات تفاوض قوية
تحليل العروض والمقارنات
إدارة الوقت
معرفة بالسوق المحلي ومواد البناء
دقة واهتمام بالتفاصيل
القدرة على العمل تحت الضغط
🔹 المعرفة الفنية:
فهم مواد البناء (حديد، أسمنت، تشطيبات…)
قراءة المواصفات الفنية
الإلمام بالعقود وشروط التوريد
فهم العمليات اللوجستية
🔹 الأدوات والبرامج:
Excel أساسي ومتقدم.
أنظمة ERP
برامج إدارة المشتريات
🔹 مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs):
الالتزام بمواعيد التوريد
نسبة التوفير في التكاليف
عدد حالات التأخير
دقة أوامر الشراء
رضا المشاريع
أداء الموردين
🔹 بيئة العمل
